Klokkenluidersregeling

Inleiding

Compliance verwijst naar het naleven van wettelijke bepalingen, interne richtlijnen en ethische normen. Omdat het waarborgen van een transparante en ethische organisatiecultuur cruciaal is voor de veiligheid van onze werknemers, ons bedrijf en onze zakenpartners, moeten schendingen van compliance in een vroeg stadium worden geïdentificeerd en gemeld, zodat de juiste stappen kunnen worden genomen.

Dit beleid is erop gericht een veilig kader te creëren voor het melden van schendingen en een open bedrijfscultuur te ontwikkelen. Het bevordert de naleving van wettelijke en ethische normen, brengt wangedrag aan het licht en pakt het aan, beschermt klokkenluiders en is daarom een belangrijk onderdeel van ons streven naar verantwoordelijk gedrag.

De juridische achtergrond van dit beleid is gebaseerd op de Wet Bescherming Klokkenluiders (HinschG) van 31 mei 2023, waarin minimumnormen zijn vastgelegd voor de bescherming van personen die schendingen binnen een organisatie melden.

Wie kan informatie geven over overtredingen?

Een klokkenluider is een persoon die kennis heeft van schendingen binnen een organisatie en deze meldt. Daarom worden alle werknemers, freelancers en voormalige werknemers, evenals onze klanten, leveranciers en zakenpartners aangemoedigd om schendingen van de regels aan ons te melden.

Welke overtredingen kan ik melden?

Relevante schendingen onder de Whistleblower Protection Act zijn handelingen of nalatigheden die de wetten, regels of richtlijnen schenden die van toepassing zijn op skatedeluxe.

Wat houdt dit in?

Algemene nalevingsovertredingen Overtredingen van intern bedrijfsbeleid, industriële voorschriften of wettelijke vereisten.
Corruptie en omkoping Vermoedens van corruptie, omkoping of onethisch gedrag.
Financiële fraude en manipulatie Manipulatie van financiële rapporten, fraude, diefstal of andere onethische financiële praktijken.
Discriminatie en intimidatie Gevallen van discriminatie, pesten, seksuele intimidatie of ander ongepast gedrag op de werkplek.
Milieu- en arbeidsveiligheidsovertredingen Overtredingen van milieuvoorschriften, onveilige werkomstandigheden of inadequate veiligheidspraktijken.
Kwaliteitsfouten Onjuiste informatie over producten of diensten, overtredingen van kwaliteitsnormen of veiligheidsvereisten.
Belangenverstrengeling Niet openbaar gemaakte belangenverstrengeling die de integriteit van beslissingen of bedrijfspraktijken zou kunnen beïnvloeden.
Arbeidstijd- en beloningsfraude Manipulatie van arbeidstijd- of beloningsgegevens, arbeidstijdfraude / frauduleuze boekhouding.

Wat valt hier niet onder?

Reclamaties/klachten Als je een klacht wilt indienen over een artikel dat je in onze online winkel hebt gekocht of als je anderszins ontevreden bent, gebruik dan onze contactmogelijkheden voor het serviceteam.
Privacybeleid Meld overtredingen van de regels voor gegevensbescherming, ongeautoriseerde gegevensverwerking of datalekken direct aan datenschutz@skatedeluxe.com.

Wat moet er in een kennisgeving van overtreding staan?

Kennisgevingen moeten precieze informatie bevatten over de volgende vragen:

Wat is er gebeurt
Wanneer / in welke periode gebeurde het?
Op welke locatie / in welk gebied of op welke afdeling is er iets gebeurd?
Welke personen zijn erbij betrokken?
Zijn er nog andere getuigen van het incident?

Zorg ervoor dat u alle informatie verifieert voordat u een melding indient. Het is ten strengste verboden om rapporten in te dienen die bewust onjuiste informatie bevatten. Om nauwkeurigheid te garanderen, gebruik zinnen als "Ik weet zeker..." of "Ik geloof..." om de mate van zekerheid aan te geven.

Hoe kan informatie worden verstrekt?

Compliance overtredingen kunnen worden gemeld aan de compliance officer via e-mail, post, telefoon of persoonlijk, maar voor een persoonlijk gesprek is een afspraak vereist.

E-mail: safe_compliance@protonmail.com
Telefoon: +49 (0) 3641-7997244
Postadres

Persoonlijk / vertrouwelijk
SAFE COMPLIANCE c/o Thomas Woywodt
skatedeluxe GmbH
Carl-Pulfrich-Str. 1
07745 Jena
Duitsland

We raden aan om anonieme meldingen per post in te dienen. Ze worden even serieus en nauwkeurig behandeld als meldingen van identificeerbare personen.

Wat gebeurt er nadat een melding is gedaan?

De ontvangst van je kennisgeving wordt binnen zeven dagen bevestigd. Tijdens het hele proces houden we je op de hoogte door tijdige en passende feedback te geven. Uiterlijk 90 dagen na het indienen van het rapport ontvang je definitieve feedback over de resultaten en de genomen maatregelen. Alle gegevens met betrekking tot jou en het rapport worden veilig opgeslagen en na 3 jaar verwijderd.

Hoe wordt mijn identiteit beschermd? Kan ik anoniem blijven?

De identiteit van klokkenluiders wordt altijd beschermd. Het is ook mogelijk om anoniem te blijven. Er kan echter alleen feedback worden gegeven aan anonieme klokkenluiders als de persoon in kwestie een manier heeft opgegeven om contact met hem/haar op te nemen.

De klokkenluidersbeschermingswet beschermt de identiteit van klokkenluiders niet als onjuiste informatie over schendingen opzettelijk of door grove nalatigheid wordt gemeld (zie §9 HinschG). Verder is het mogelijk dat de identiteit van een persoon moet worden bekendgemaakt aan een bevoegde autoriteit als gevolg van een verzoek van een wetshandhavingsinstantie in een strafrechtelijke procedure of als gevolg van een rechterlijke beslissing.

Welke bescherming is er tegen represailles als ik klokkenluider ben?

Men kan er zeker van zijn dat klokkenluiders bescherming krijgen tegen elke vorm van discriminatie of vergelding. Elke vorm van vergelding tegen klokkenluiders zal worden beschouwd als een ernstige schending van dit beleid en er zullen disciplinaire maatregelen worden genomen.

Wat gebeurt er met persoonlijke gegevens?

Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor het onderzoeken en opvolgen van meldingen volgens de voorschriften voor gegevensbescherming.

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken in het kader van het interne meldpunt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Duitse Whistleblower Protection Act (HinSchG).

Verwerkingsverantwoordelijke

skatedeluxe GmbH
Am Heuberg 25
37308 Schimberg
Duitsland
Tel.: +49 (0) 3641 79 97 240

Data Protection Officer

Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via: datenschutz(at)skatedeluxe.com

Doel en rechtsgrondslag

Persoonsgegevens worden verwerkt met als doel het ontvangen, beoordelen en opvolgen van meldingen die zijn ingediend op grond van de HinSchG.
De rechtsgrondslag voor de verwerking is artikel 6, lid 1, onder c, AVG in samenhang met § 10 HinSchG (naleving van onze wettelijke verplichtingen op grond van de HinSchG) en, wanneer bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verwerkt (bijv. gezondheidsgegevens), artikel 9, lid 2, onder g, AVG.

Categorieën van verwerkte gegevens

vrijwillig verstrekte informatie door de melder
informatie met betrekking tot betrokken personen
contactgegevens (telefoonnummer, e‑mail, enz.)
informatie over het gemelde incident (inclusief mogelijke bijzondere categorieën persoonsgegevens)

Ontvangers

interne meldkamer
bestuur, indien van toepassing
externe adviseurs of onderzoeksinstanties
autoriteiten of rechtbanken wanneer dit wettelijk vereist is
bij gebruik van het contact‑e‑mailadres voor klokkenluiders worden gegevens verwerkt door Proton AG (Zwitserland, adequaatheidsbesluit aanwezig)

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dit nodig is om een melding te beoordelen en tot een eindbeoordeling te komen, of zoals toegestaan of vereist door een andere rechtsgrond. In de regel worden gegevens volgens § 11, lid 5, HinSchG drie jaar na afloop van de procedure verwijderd.

Doorgifte aan derden

Behalve in de gevallen waarin de HinSchG dit voorziet, worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt. Toegang tot persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend aan die werknemers van de werkgever die, overeenkomstig de wettelijke vereisten, deze gegevens nodig hebben voor de verwerking op grond van de HinSchG en voor het nakomen van de bijbehorende verplichtingen.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en bezwaar (zie artikelen 15 e.v. AVG), evenals het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (artikel 77 AVG). Deze rechten kunnen worden beperkt op grond van § 9 HinSchG indien de uitoefening ervan het onderzoek zou belemmeren of de rechten van andere personen nadelig zou beïnvloeden.

Vertrouwelijkheid en beveiliging

Identiteiten worden vertrouwelijk behandeld overeenkomstig § 8 HinSchG. Verstrekking vindt alleen plaats met toestemming of wanneer dit wettelijk vereist is.
Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats. Gegevens worden beschermd door technische en organisatorische maatregelen.

Status van deze privacyverklaring: 16 januari 2026

Zijn er externe meldpunten?

Naast de interne meldingsmogelijkheid is er ook de optie om informatie rechtstreeks naar het Federaal Justitieel Bureau te sturen:

BfJ - Federal Office of Justice
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Duitsland