Politica sugli informatori

Introduzione

La conformità si riferisce al rispetto delle disposizioni legali, delle linee guida interne e degli standard etici. Poiché garantire una cultura organizzativa trasparente ed etica è fondamentale per la sicurezza dei nostri dipendenti, della nostra azienda e dei nostri partner commerciali, le violazioni della conformità devono essere identificate e segnalate in una fase iniziale in modo che possano essere adottate le misure appropriate.

Questa politica mira a creare un quadro sicuro per la segnalazione di violazioni e a sviluppare una cultura aziendale aperta. Promuove il rispetto degli standard legali ed etici, scopre e affronta i comportamenti scorretti, protegge gli informatori ed è quindi una componente chiave del nostro impegno verso un comportamento responsabile.

Il contesto giuridico di questa politica si basa sulla legge sulla protezione degli informatori (HinschG) del 31 maggio 2023, che stabilisce gli standard minimi per la protezione delle persone che segnalano violazioni all'interno di un'organizzazione.

Chi può fornire informazioni sulle violazioni?

Un informatore è una persona che è a conoscenza di violazioni all'interno di un'organizzazione e le segnala. Pertanto, tutti i dipendenti, liberi professionisti ed ex dipendenti, nonché i nostri clienti, fornitori e partner commerciali sono incoraggiati a segnalarci violazioni della conformità.

Quali violazioni posso segnalare?

Le violazioni rilevanti ai sensi del Whistleblower Protection Act sono atti o omissioni che violano le leggi, i regolamenti o le linee guida che si applicano a skatedeluxe.

Cosa include questo?

• Violazioni generali della conformitàIstanze di violazione delle politiche aziendali interne, delle normative di settore o dei requisiti legali.
• Corruzione e concussione Casi sospetti di corruzione, concussione o comportamento non etico.
• Frode e manipolazione finanziaria Manipolazione di resoconti finanziari, frode, furto o altre pratiche finanziarie non etiche.
• Discriminazione e molestie Casi di discriminazione, bullismo, molestie sessuali o altri comportamenti inappropriati sul posto di lavoro.
• Violazioni ambientali e di sicurezza sul lavoro Violazioni delle normative ambientali, condizioni di lavoro non sicure o pratiche di sicurezza inadeguate.
• Fallimenti nella qualità Informazioni errate su prodotti o servizi, violazioni degli standard di qualità o dei requisiti di sicurezza.
• Conflitti di interessi Conflitti di interessi non dichiarati che potrebbero compromettere l'integrità delle decisioni o delle pratiche commerciali.
• Frode sull'orario di lavoro e sulla retribuzione Manipolazione dei registri dell'orario di lavoro o della retribuzione, frode sull'orario di lavoro/contabilità fraudolenta.

Cosa non include?

• Reclami/lamentele Se desideri presentare un reclamo in merito a un articolo acquistato nel nostro negozio online o se sei comunque insoddisfatto, utilizza le nostre opzioni di contatto per il team di assistenza.
• Politica sulla riservatezza Si prega di segnalare violazioni delle norme sulla protezione dei dati, trattamenti non autorizzati o violazioni dei dati direttamente a datenschutz@skatedeluxe.com.

Cosa deve contenere la notifica di violazione?

Le note dovrebbero contenere informazioni precise sulle seguenti domande:

• Quello che è successo?
• Quando/in che periodo è successo?
• In quale luogo/in quale area o dipartimento è successo qualcosa?
• Quali persone sono coinvolte?
• Ci sono altri testimoni dell'accaduto?

Assicurati di verificare tutte le informazioni prima di inviare una segnalazione. È severamente vietato effettuare segnalazioni che contengano informazioni consapevolmente false. Per garantire la precisione, utilizzare frasi come "Sono sicuro..." o "Credo..." per indicare il grado di certezza.

Come possono essere fornite le informazioni?

Le violazioni della conformità possono essere segnalate al responsabile della conformità tramite e-mail, posta, telefono o di persona, ma è necessario un appuntamento per un incontro personale.

• E-mail: safe_compliance@protonmail.com
• Telefono: +49 (0) 3641-7997244
• Indirizzo postale
  
  Personale / confidenziale
  SAFE COMPLIANCE c/o Thomas Woywodt
  skatedeluxe GmbH
  Carl-Pulfrich-Str. 1
  07745 Jena
  Germania

Si consiglia di inviare segnalazioni anonime tramite posta. Sono trattate con la stessa serietà e attenzione delle segnalazioni effettuate da individui identificabili.

Cosa succede dopo che è stata effettuata una segnalazione?

La ricezione della notifica sarà confermata entro sette giorni. Durante tutto il processo, ti terremo informato fornendo un feedback tempestivo e appropriato. Riceverai un feedback finale sui risultati e sulle misure adottate entro e non oltre 90 giorni dall'invio del rapporto. Tutti i dati relativi a te e alla segnalazione verranno archiviati in modo sicuro e cancellati dopo 3 anni.

Come verrà protetta la mia identità? Posso rimanere anonimo?

L’identità dei segnalanti è sempre tutelata. È anche possibile rimanere anonimi. Tuttavia, il feedback può essere fornito agli informatori anonimi solo se tale persona ha fornito un mezzo per contattarli.

La legge sulla protezione degli informatori non protegge l'identità degli informatori se informazioni errate sulle violazioni vengono segnalate intenzionalmente o per negligenza grave (vedi §9 HinschG). Inoltre, su richiesta di un'autorità di contrasto nell'ambito di un procedimento penale o in seguito ad una decisione del tribunale, può essere necessario rivelare l'identità di una persona all'autorità competente.

Che tutela c'è contro le ritorsioni in caso di denuncia?

Si può garantire che gli informatori riceveranno protezione da ogni discriminazione o ritorsione. Qualsiasi forma di ritorsione contro gli informatori sarà considerata una grave violazione di questa politica e sarà intrapresa un'azione disciplinare.

Cosa succede ai dati personali?

I tuoi dati saranno trattati in modo confidenziale e utilizzati esclusivamente per indagare e dare seguito alle segnalazioni secondo le norme sulla protezione dei dati.

Informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy spiega come trattiamo i dati personali nell'ambito dell'ufficio interno per le segnalazioni di illeciti ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e della legge tedesca sulla protezione dei whistleblower (HinSchG).

Titolare del trattamento

skatedeluxe GmbH
Am Heuberg 25
37308 Schimberg
Germania
Telefono: +49 (0) 3641 79 97 240

Responsabile della protezione dei dati

Per qualsiasi domanda, si prega di contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati all'indirizzo: datenschutz(at)skatedeluxe.com

Finalità e base giuridica

I dati personali vengono trattati allo scopo di ricevere, esaminare e intraprendere azioni di follow-up sulle segnalazioni presentate ai sensi dell'HinSchG. La base giuridica del trattamento è l'articolo 6(1)(c) del GDPR in combinato disposto con la Sezione 10 dell'HinSchG (conformità ai nostri obblighi legali ai sensi dell'HinSchG) e, laddove vengano trattate categorie particolari di dati personali (ad esempio, dati sanitari), l'articolo 9(2)(g) del GDPR.

Categorie di dati trattati

• Informazioni volontarie fornite dal segnalante
• Informazioni relative alle persone interessate
• Recapiti (numero di telefono, e-mail, ecc.)
• Informazioni relative all'incidente segnalato (incluse potenziali categorie particolari di dati personali)

Destinatari

• Ufficio interno di segnalazione
• Consiglio di amministrazione, ove applicabile
• Consulenti esterni o organi investigativi
• Autorità o tribunali ove richiesto dalla legge
• Quando si utilizza l'e-mail di contatto per i segnalanti, i dati vengono trattati da Proton AG (Svizzera, decisione di adeguatezza in vigore)

Periodo di conservazione

I dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario a valutare e giungere a una valutazione finale di una segnalazione, o come consentito o richiesto da un'altra base giuridica. Di norma, i dati vengono cancellati ai sensi dell'articolo 11(5) dell'HinSchG tre anni dopo la conclusione della procedura.

Divulgazione a terzi

Ad eccezione dei casi previsti dall'HinSchG, nessun dato personale viene condiviso con terzi. L'accesso ai dati personali è concesso esclusivamente ai dipendenti del datore di lavoro che, in conformità con i requisiti di legge, necessitano di tali dati per il trattamento ai sensi dell'HinSchG e per l'adempimento degli obblighi connessi.

Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione (cfr. articoli 15 e seguenti del GDPR), nonché il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo (articolo 77 del GDPR). Tali diritti possono essere limitati ai sensi dell'articolo 9 dell'HinSchG qualora il loro esercizio comprometta l'indagine o leda i diritti di altre persone.

Trasparenza e sicurezza

Le identità sono trattate in modo confidenziale in conformità con l'articolo 8 dell'HinSchG. La divulgazione avviene solo con il consenso o laddove richiesto dalla legge.
Non viene effettuato alcun processo decisionale automatizzato. I dati sono protetti mediante misure tecniche e organizzative.

Stato della presente Informativa sulla privacy: 16 gennaio 2026

Esistono centri di segnalazione esterni?

Oltre alla possibilità di notifica interna esiste anche la possibilità di inviare informazioni direttamente all'Ufficio federale di giustizia:

BfJ - Federal Office of Justice
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Germania