Klokkenluidersregeling

Inleiding

Compliance verwijst naar het naleven van wettelijke bepalingen, interne richtlijnen en ethische normen. Omdat het waarborgen van een transparante en ethische organisatiecultuur cruciaal is voor de veiligheid van onze werknemers, ons bedrijf en onze zakenpartners, moeten schendingen van compliance in een vroeg stadium worden geïdentificeerd en gemeld, zodat de juiste stappen kunnen worden genomen.

Dit beleid is erop gericht een veilig kader te creëren voor het melden van schendingen en een open bedrijfscultuur te ontwikkelen. Het bevordert de naleving van wettelijke en ethische normen, brengt wangedrag aan het licht en pakt het aan, beschermt klokkenluiders en is daarom een belangrijk onderdeel van ons streven naar verantwoordelijk gedrag.

De juridische achtergrond van dit beleid is gebaseerd op de Wet Bescherming Klokkenluiders (HinschG) van 31 mei 2023, waarin minimumnormen zijn vastgelegd voor de bescherming van personen die schendingen binnen een organisatie melden.

Wie kan informatie geven over overtredingen?

Een klokkenluider is een persoon die kennis heeft van schendingen binnen een organisatie en deze meldt. Daarom worden alle werknemers, freelancers en voormalige werknemers, evenals onze klanten, leveranciers en zakenpartners aangemoedigd om schendingen van de regels aan ons te melden.

Welke overtredingen kan ik melden?

Relevante schendingen onder de Whistleblower Protection Act zijn handelingen of nalatigheden die de wetten, regels of richtlijnen schenden die van toepassing zijn op skatedeluxe.

Wat houdt dit in?

• Algemene nalevingsovertredingen Overtredingen van intern bedrijfsbeleid, industriële voorschriften of wettelijke vereisten.
• Corruptie en omkoping Vermoedens van corruptie, omkoping of onethisch gedrag.
• Financiële fraude en manipulatie Manipulatie van financiële rapporten, fraude, diefstal of andere onethische financiële praktijken.
• Discriminatie en intimidatie Gevallen van discriminatie, pesten, seksuele intimidatie of ander ongepast gedrag op de werkplek.
• Milieu- en arbeidsveiligheidsovertredingen Overtredingen van milieuvoorschriften, onveilige werkomstandigheden of inadequate veiligheidspraktijken.
• Kwaliteitsfouten Onjuiste informatie over producten of diensten, overtredingen van kwaliteitsnormen of veiligheidsvereisten.
• Belangenverstrengeling Niet openbaar gemaakte belangenverstrengeling die de integriteit van beslissingen of bedrijfspraktijken zou kunnen beïnvloeden.
• Arbeidstijd- en beloningsfraude Manipulatie van arbeidstijd- of beloningsgegevens, arbeidstijdfraude / frauduleuze boekhouding.

Wat valt hier niet onder?

• Reclamaties/klachten Als je een klacht wilt indienen over een artikel dat je in onze online winkel hebt gekocht of als je anderszins ontevreden bent, gebruik dan onze contactmogelijkheden voor het serviceteam.
• Privacybeleid Meld overtredingen van de regels voor gegevensbescherming, ongeautoriseerde gegevensverwerking of datalekken direct aan datenschutz@skatedeluxe.com.

Wat moet er in een kennisgeving van overtreding staan?

Kennisgevingen moeten precieze informatie bevatten over de volgende vragen:

• Wat is er gebeurt
• Wanneer / in welke periode gebeurde het?
• Op welke locatie / in welk gebied of op welke afdeling is er iets gebeurd?
• Welke personen zijn erbij betrokken?
• Zijn er nog andere getuigen van het incident?

Zorg ervoor dat u alle informatie verifieert voordat u een melding indient. Het is ten strengste verboden om rapporten in te dienen die bewust onjuiste informatie bevatten. Om nauwkeurigheid te garanderen, gebruik zinnen als "Ik weet zeker..." of "Ik geloof..." om de mate van zekerheid aan te geven.

Hoe kan informatie worden verstrekt?

Compliance overtredingen kunnen worden gemeld aan de compliance officer via e-mail, post, telefoon of persoonlijk, maar voor een persoonlijk gesprek is een afspraak vereist.

• E-mail: safe_compliance@protonmail.com
• Telefoon: +49 (0) 3641-7997244
• Postadres
  
  Persoonlijk / vertrouwelijk
  SAFE COMPLIANCE c/o Thomas Woywodt
  skatedeluxe GmbH
  Carl-Pulfrich-Str. 1
  07745 Jena
  Duitsland

We raden aan om anonieme meldingen per post in te dienen. Ze worden even serieus en nauwkeurig behandeld als meldingen van identificeerbare personen.

Wat gebeurt er nadat een melding is gedaan?

De ontvangst van je kennisgeving wordt binnen zeven dagen bevestigd. Tijdens het hele proces houden we je op de hoogte door tijdige en passende feedback te geven. Uiterlijk 90 dagen na het indienen van het rapport ontvang je definitieve feedback over de resultaten en de genomen maatregelen. Alle gegevens met betrekking tot jou en het rapport worden veilig opgeslagen en na 3 jaar verwijderd.

Hoe wordt mijn identiteit beschermd? Kan ik anoniem blijven?

De identiteit van klokkenluiders wordt altijd beschermd. Het is ook mogelijk om anoniem te blijven. Er kan echter alleen feedback worden gegeven aan anonieme klokkenluiders als de persoon in kwestie een manier heeft opgegeven om contact met hem/haar op te nemen.

De klokkenluidersbeschermingswet beschermt de identiteit van klokkenluiders niet als onjuiste informatie over schendingen opzettelijk of door grove nalatigheid wordt gemeld (zie §9 HinschG). Verder is het mogelijk dat de identiteit van een persoon moet worden bekendgemaakt aan een bevoegde autoriteit als gevolg van een verzoek van een wetshandhavingsinstantie in een strafrechtelijke procedure of als gevolg van een rechterlijke beslissing.

Welke bescherming is er tegen represailles als ik klokkenluider ben?

Men kan er zeker van zijn dat klokkenluiders bescherming krijgen tegen elke vorm van discriminatie of vergelding. Elke vorm van vergelding tegen klokkenluiders zal worden beschouwd als een ernstige schending van dit beleid en er zullen disciplinaire maatregelen worden genomen.

Wat gebeurt er met persoonlijke gegevens?

Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor het onderzoeken en opvolgen van meldingen volgens de voorschriften voor gegevensbescherming.

Zijn er externe meldpunten?

Naast de interne meldingsmogelijkheid is er ook de optie om informatie rechtstreeks naar het Federaal Justitieel Bureau te sturen:

BfJ - Federal Office of Justice
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Duitsland