Polityka zgłaszania nieprawidłowości

Wprowadzenie

Zgodność odnosi się do przestrzegania przepisów prawa, wewnętrznych wytycznych i standardów etycznych. Ponieważ zapewnienie przejrzystej i etycznej kultury organizacyjnej ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa naszych pracowników, firmy i partnerów biznesowych, naruszenia zgodności muszą być identyfikowane i zgłaszane na wczesnym etapie, aby można było podjąć odpowiednie kroki.

Niniejsza polityka ma na celu stworzenie bezpiecznych ram dla zgłaszania naruszeń i rozwijania otwartej kultury korporacyjnej. Promuje ona zgodność ze standardami prawnymi i etycznymi, ujawnia i rozwiązuje niewłaściwe postępowanie, chroni sygnalistów, a zatem jest kluczowym elementem naszego zaangażowania w odpowiedzialne zachowanie.

Tło prawne niniejszej polityki opiera się na ustawie o ochronie sygnalistów (HinschG) z dnia 31 maja 2023 r., która określa minimalne standardy ochrony osób zgłaszających naruszenia w organizacji.

Kto może udzielić informacji o naruszeniach?

Sygnalista to osoba, która posiada wiedzę na temat naruszeń w organizacji i zgłasza je. Z tego powodu zachęcamy wszystkich pracowników, freelancerów i byłych pracowników, a także naszych klientów, dostawców i partnerów biznesowych do zgłaszania nam naruszeń zgodności.

Jakie naruszenia mogę zgłosić?

Istotne naruszenia w ramach ustawy o ochronie sygnalistów to działania lub zaniechania, które naruszają przepisy prawa, regulacje lub wytyczne obowiązujące w skatedeluxe.

Co jest uwzględniane?

  • Ogólne naruszenia zgodności z przepisamiPrzypadki naruszenia wewnętrznych zasad firmy, przepisów branżowych lub wymogów prawnych.
  • Korupcja i łapownictwo Podejrzane przypadki korupcji, przekupstwa lub nieetycznego zachowania.
  • Oszustwa finansowe i manipulacje Manipulowanie raportami finansowymi, oszustwa, kradzieże lub inne nieetyczne praktyki finansowe.
  • Dyskryminacja i molestowanie Przypadki dyskryminacji, zastraszania, molestowania seksualnego lub innego niewłaściwego zachowania w miejscu pracy.
  • Naruszenia przepisów ochrony środowiska i bezpieczeństwa pracy Naruszenia przepisów ochrony środowiska, niebezpieczne warunki pracy lub nieodpowiednie praktyki w zakresie bezpieczeństwa.
  • Nieprawidłowości w zakresie jakości Nieprawidłowe informacje o produktach lub usługach, naruszenie standardów jakości lub wymogów bezpieczeństwa.
  • Konflikty interesów Nieujawnione konflikty interesów, które mogą mieć wpływ na uczciwość decyzji lub praktyk biznesowych.
  • Oszustwa dotyczące czasu pracy i wynagrodzeń Manipulowanie ewidencją czasu pracy lub wynagrodzeń, oszustwa dotyczące czasu pracy / oszukańcza księgowość.

Co nie jest uwzględniane?

  • Reklamacje/zażalenia Jeśli chcesz złożyć reklamację dotyczącą przedmiotu zakupionego w naszym sklepie internetowym lub jesteś niezadowolony w inny sposób, skorzystaj z naszych opcji z zespołem obsługi klienta.
  • Polityka prywatności Prosimy o zgłaszanie naruszeń przepisów o ochronie danych, nieuprawnionego przetwarzania danych lub naruszeń danych bezpośrednio na adres datenschutz@skatedeluxe.com.

Co powinno zawierać zawiadomienie o naruszeniu zgodności?

Notatki powinny zawierać dokładne informacje na następujące pytania:

  • Co się wydarzyło?
  • Kiedy / w jakim okresie to się wydarzyło?
  • W jakiej lokalizacji / w jakim obszarze lub dziale coś się wydarzyło?
  • Które osoby są zaangażowane?
  • Czy są inni świadkowie zdarzenia?

Przed przesłaniem zgłoszenia należy zweryfikować wszystkie informacje. Surowo zabronione jest składanie zgłoszeń zawierających świadomie fałszywe informacje. Aby zapewnić dokładność, należy używać zwrotów takich jak "jestem pewien..." lub "uważam...", aby wskazać stopień pewności.

W jaki sposób można przekazywać informacje?

Naruszenia zgodności można zgłaszać specjaliście ds. zgodności za pośrednictwem poczty elektronicznej, poczty tradycyjnej, telefonicznie lub osobiście, ale osobiste spotkanie wymaga wcześniejszego umówienia.

  • E-mail: safe_compliance@protonmail.com
  • Telefon: +49 (0) 3641-7997244
  • Adres pocztowy

    Osobiste / poufne
    SAFE COMPLIANCE c/o Thomas Woywodt
    skatedeluxe GmbH
    Carl-Pulfrich-Str. 1
    07745 Jena
    Niemcy

Zalecamy przesyłanie anonimowych zgłoszeń pocztą. Są one traktowane z taką samą powagą i kontrolą, jak zgłoszenia dokonywane przez osoby podające swoje dane osobowe.

Co po dokonaniu zgłoszenia?

Otrzymanie zgłoszenia zostanie potwierdzone w ciągu siedmiu dni. W trakcie całego procesu będziemy na bieżąco informować zgłaszającego, przekazując mu na czas odpowiednie informacje zwrotne. Końcowe informacje o rezultatach i podjętych działaniach przekazane zostaną nie później niż 90 dni po przesłaniu zgłoszenia. Wszystkie dane dotyczące zgłaszającego i raportu będą bezpiecznie przechowywane i usunięte po 3 latach.

Jak będzie chroniona moja tożsamość? Czy zgłoszenie pozostanie anonimowe?

Tożsamość sygnalistów jest zawsze chroniona. Możliwe jest również zachowanie anonimowości. Jednak informacje zwrotne mogą być przekazywane anonimowym sygnalistom tylko wtedy, gdy taka osoba podała sposób skontaktowania się z nią.

Ustawa o ochronie sygnalistów nie chroni tożsamości sygnalistów, jeśli nieprawidłowe informacje o naruszeniach zostały zgłoszone umyślnie lub w wyniku rażącego zaniedbania (patrz § 9 HinschG). Ponadto tożsamość osoby może zostać ujawniona właściwemu organowi na wniosek organu ścigania w postępowaniu karnym lub na mocy orzeczenia sądu.

Jaka jest ochrona przed represjami w przypadku ujawnienia nieprawidłowości?

Zapewnia się, że sygnaliści otrzymają ochronę przed wszelką dyskryminacją lub odwetem. Wszelkie formy odwetu na sygnalistach będą uznawane za poważne naruszenie niniejszej polityki i zostaną podjęte działania dyscyplinarne.

Co dzieje się z danymi osobowymi?

Dane użytkownika będą traktowane jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w celu prowadzenia dochodzeń i działań następczych w związku ze zgłoszeniami zgodnie z przepisami o ochronie danych.

Czy istnieją zewnętrzne centra sprawozdawcze?

Oprócz opcji raportowania wewnętrznego istnieje również możliwość wysyłania informacji bezpośrednio do Federalnego Urzędu Sprawiedliwości:

BfJ - Federal Office of Justice
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Niemcy